为了加强学员档案管理，充分发挥档案在学员管理中的作用，特制定本办法。

一、建档范围

凡国家计划内招收的成人本、专科学员的高考档案(含考生登记表、考生试卷)；学员在校期间填写的学员登记卡，毕业生登记表；成绩档案；报到通知书等均属归档范围。

二、归档时间

（一）新生入学填写学员学籍卡，学员档案表，学生证等。学籍表由班主任统一管理。（函授站档案先由各函授站统一管理，待学员毕业后将毕业档案送交bet356亚洲体育官网入口官网）。

（二）新生入学后档案若未到，请必须在三个月之内交到bet356亚洲体育官网入口官网，否则不能取得学籍。

（三）毕业生登记表、成绩档案、报到通知书等材料由班主任老师在规定时间统一交bet356亚洲体育官网入口官网归档。

三、清理档案

新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，登记造册编号。学生毕业前按建档范围进行集中清理。

四、档案借阅

（一）系、部机关因工作需要可查阅有关学生档案。

（二）校外单位因工作需要借阅学生档案时，必须由二人以上（含二人）持单位介绍信，说明查询目的，经有关领导批准方可在校内查询。

（三）查阅档案应严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照、批注、打问号、划线或涂改。违者将严肃处理。

五、档案保管

（一）学员档案由bet356亚洲体育官网入口官网负责统一定期进行收集、整理和归档工作。

（二）学生档案保管范围：在籍、休学、退学、开除学籍、积存无处转递的学生档案。

（三） 学生档案由bet356亚洲体育官网入口官网专人管理（各函授站档案必须由专人负责），管理人员应遵守保密制度，对档案材料要严格保管，经常检查，防止混乱、丢失等损坏现象。学员毕业时由本人到学校领取毕业生档案。